Facilitair Coordinator

Facilitair Coordinator 

Deze Italiaanse aannemer is gespecialiseerd in het bouwen van grote gebouwen en infrastructuurprojecten. Zij hebben een kantoor in Amsterdam. Met meer dan 190 jaar ervaring en internationaal erkend als een betrouwbare, klantgerichte innovator in de bouwsector.

De aannemer heeft zich ontwikkeld om zich aan te passen aan de huidige omgeving door zijn traditie te combineren met lokale gebruiken en zijn multiculturele organisatie te koesteren.

Minimale vereisten:

• Vloeiend in Nederlands en Engels
• Opleiding: Bachelor in Bedrijfskunde, Facilitair Management of een gerelateerd vakgebied.
• Ervaring: Minimaal 3-5 jaar ervaring in algemene diensten, facilitair management of vergelijkbare administratieve functies.
• Nauwkeurigheid: Sterke organisatorische vaardigheden, ervoor zorgen dat documentatie, overeenkomsten en dossiers nauwkeurig en up-to-date zijn.
• Flexibiliteit: Bereidheid om verschillende taken aan te pakken en zich aan te passen aan veranderende bedrijfsbehoeften.
• Tijdmanagement: Vermogen om meerdere verantwoordelijkheden effectief te prioriteren en te beheren onder strakke deadlines.

Functieomschrijving:

• Toezicht houden op huurovereenkomsten, inclusief contact met eigenaren/agenten, beheer van contractverlengingen en ervoor zorgen dat alle voorwaarden (bijv. borgbetalingen, opzegtermijnen) worden bijgehouden en up-to-date zijn in de bedrijfsdatabase.
• Toezicht houden op het in- en uitcheckproces voor accommodaties, ervoor zorgen dat alle documentatie nauwkeurig is en borgsommen efficiënt worden teruggevorderd.
• Behoeften van werknemersaccommodatie snel en professioneel aanpakken, waar nodig onderhandelen over voorwaarden.

Nutsvoorzieningen en diensten:

• Toezicht houden op de aansluiting en ontkoppeling van nutsvoorzieningen, internet en tv-abonnementen voor bedrijfsaccommodaties.
• Nutsvoorzieningskosten bijhouden en zorgen voor tijdige betalingen en nauwkeurige rapportage.

Reiscoördinatie:

• Luchtvaartarrangementen voor expats beheren in overeenstemming met hun contracten, zorgen voor naleving van het bedrijfsbeleid.
• Bedrijfsvakantiereizen voor werknemers coördineren indien nodig, ervoor zorgen dat boekingen kostenefficiënt zijn en voldoen aan contractuele verplichtingen.
• Mobiele telefoon- en laptopcoördinatie:
• Zorgen dat alle werknemers de benodigde mobiele telefoon en laptop krijgen volgens het bedrijfsbeleid.
• Reparaties en vervangingen beheren indien nodig, en contact onderhouden met de IT-afdeling om apparaten te registreren en bij te houden.
• Het proces van uitgifte en teruggave van apparaten coördineren, dossiers up-to-date houden in de bedrijfsdatabase.

Bedrijfsvoertuigen:

• Toezicht houden op het wagenpark van het bedrijf, inclusief ervoor zorgen dat voertuigen regelmatig worden onderhouden, verzekerd zijn en voldoen aan alle veiligheidsvoorschriften.
• Contact onderhouden met werknemers en dienstverleners om ervoor te zorgen dat voertuigtesten, onderhoud en reparaties op tijd worden uitgevoerd.

Teammanagement:

• Het General Services-team leiden en beheren, begeleiding, training en prestatiebeoordelingen bieden om een efficiënte werking te waarborgen.

Documentbeheer:

• Goed georganiseerde en up-to-date mappen op de server van het bedrijf onderhouden. Alle relevante documenten, inclusief contracten, overeenkomsten en correspondentie, moeten systematisch worden opgeslagen en gemakkelijk toegankelijk zijn voor het team.
• Zorgen dat alle dossiers op een duidelijke, gestructureerde manier worden bewaard om de toegankelijkheid en beoordeling te vergemakkelijken.

Rapportage en budgettering:

• Rapporten opstellen en budgetten monitoren met betrekking tot bedrijfsaccommodaties, reizen, verzekeringen en voertuigkosten.
• Zorgen dat kostenbeheersing aanwezig is en wordt nageleefd om maximale besparingen voor het bedrijf te realiseren.