Inkoop Adviseur IT

Voor onze industriele opdrachtgever in de regio Noord-Holland, zijn wij op zoek naar een Inkoop Adviseur IT.

De afdeling IT Contractmanagement beheert alle IT-contracten van het bedrijf (totale waarde ca. 100mln) en monitort de prestatie van die contracten. Het team neemt daarbij een verbindende positie in tussen de leveranciers, de inkooporganisatie en de gebruikers (het berijf). Het team bestaat uit meerdere contractmanagers en een service analist. Vanwege het volume aan werk zoeken we versterking van het team.

De functie maakt deel uit van de afdeling IT Contract Management die informatie aangaande IT contracten en bijbehorende verplichtingen moet beheren, analyseren en verstrekken om haar doelstellingen te realiseren. Daarnaast legt deze afdeling de bestellingen in SAP vast.

Functiedoel
Spil in de IT organisatie voor het administreren van IT aanvragen voor diensten, producten en inhuur van IT specialisten. Het structureren, analyseren en consolideren van specialistische informatie op het vakgebied. De functie is verantwoordelijk voor de opbouw en beschikbaarheid van specialistische informatie voor IT contracten.

Contract Management Verantwoordelijkheidsgebieden / Kerntaken
• Administreren van IT aanvragen
• Voorbereiden en voorzitten van de ochtendmeeting waarin de aanvragen toegekend worden aan contract managers
• Na goedkeuring Aanvragen Tot Bestelling (ATBs) aanmaken in SAP
• Na goedkeuring in SAP door inkoop aangemaakt PO verwerken in administratie
• Interactie met o.a. leveranciers, contractmanagers, inkopers, service managers en business relationship managers
• Boeken van goederenontvangsten
• Actief deelnemen aan vergaderingen met afdeling Softwareorders en de contractpartner.
• Problemen inzake betalingen en leveringen samen met leverancier en interne collega’s tot oplossing brengen of indien complex samen met contract managers tot oplossing brengen
• Aanvragen en bewaken van het toekennen van offshore accounts in SAP en/of de ID’s voor medewerkers van IT leveranciers
• Maken van periodieke rapportages and forecasts
• Financiële vragen uit de business beantwoorden over budgetten, facturen, etc.
• Onder supervisie afhandelen van contracten tot Eur 50k

Algemene Verantwoordelijkheidsgebieden / Kerntaken
• Consolideert rapportages/overzichten en prognoses en signaleert afwijkingen (bijvoorbeeld in contracten/budgetten/planning). Informatie ter onderbouwing van besluiten en afspraken van deskundigen/management.
• Krijgt inzicht in de benodigde informatie en de specificaties ervan, om deze te gebruiken voor besluitvorming / onderhandeling/serviceovereenkomsten.
• Bepaalt welke informatie beschikbaar en betrouwbaar is om analyses op te baseren en verzoeken te beantwoorden.
• Signaleert als de administratie, procedures en/of contracten niet up-to-date zijn. Verbeteraanbevelingen, om de gebruikte processen en oplossingen te optimaliseren.
• Ontwikkelt ideeën over (noodzakelijke) veranderingen in de (administratieve) processen, producten of diensten.

Gevraagd:
• Kennis van het vakgebied op HBO niveau om specialistische informatie en analyses te kunnen geven.
• Kennis van data-analyses, bestuurlijke principes en informatiemanagement.
• Je kan goed plannen en organiseren
• Nederlandse en Engelse spreek- en schrijfvaardigheid
• Goede beheersing van Microsoft Office
• Minimaal een basis beheersing / ervaring met SAP (training mogelijk)
• Capaciteit om een netwerk bouwen, binnen de organisatie en met leveranciers
• Je hebt financieel inzicht
• Je bent goed in onderhandelen


Wij zijn een werkgever die gelijke kansen biedt en de waarde van een divers personeelsbestand erkent. Alle gekwalificeerde personen worden in overweging genomen voor een functie zonder te letten op afkomst, huidskleur, leeftijd, geslacht, seksuele geaardheid, genderidentiteit, religie, nationaliteit, beperking of enig ander criterium dat door de wet beschermd wordt.